XX市档案局建设项目支出绩效评价自评报告

发布时间:2022-01-15
XX市档案局建设项目支出绩效评价自评报告

xx市档案局建设项目支出绩效评价自评报告
 
一、项目基本情况
 
(一)项目概况
 
1、项目单位基本情况
 
本项目为xx市档案局建设。xx市档案局是参照公务员管理、市人民政府正处级直属事业单位,内设办公室、业务指导科、法制科、管理利用科、征集编研科、科技教育科6个科室。**年编制数21人,担负着档案行政管理、执法监督、业务指导以及全市二十七万余卷(册)档案的保管保护、开发利用等职能。
 
2、    项目的实施依据
 
(1)档案馆展厅项目:1999年市委宣传部批准我馆为“xx市爱国主义教育基地”,根据《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》、《**省地方标准db43档案工作规范化管理》及《市州县国家综合档案馆规范化管理评估内容及评分细则》规定:“爱国主义教育基地必须要有展示馆藏精品或特色档案的陈列室,围绕党和政府的中心工作、重大纪念活动和社会需求,开展专题展览。”自**年市档案馆新库房建好,一直没有固定展览馆。**年,根据市委创建省级文明城市的决策部署,为完成省一级档案馆复查工作,我局特向市委、市人民政府打报告,在档案馆一楼库房布置固定陈列展,由市领导签字,市政府批准建设,**年6月经市财政局投资评审办审核正式立项。
 
(2)数字化项目:根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发[**]15号文件)、《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》(中办发[2004]34号文件),**省档案局、**省人民政府信息化工作办公室《**省档案信息化建设实施意见》的通知(湘档发[2003]16号)相关文件的要求。
 
**年4月,xx市档案局向市政府提交了《关于解决市档案馆创建国家二级馆工作经费的请示》,同年,通过中共xx市委主要领导批示原则同意市档案局馆藏档案数字化建设方案的建议。
 
3、    项目基本性质、用途和主要内容、涉及范围
 
xx市档案局展览馆装修工程位于xx市档案局一楼
 
库房,占地面积约480㎡,采用图文并茂和声光电等现代化技术表现手法,突出重点,充分展示xx自安江高庙文化遗址至现代七千年古老厚重的自然人文历史和原xx地委行署迁址xx以来四十多的的城市巨变。
 
展厅主要展示内容为:
 
(1)xx悠久文明;
 
(2)xx历代先贤;
 
(3)xx重大事件;
 
(4)xx人民功臣;
 
(5)xx沧桑巨变。
 
项目用途:
 
(1)各级领导参观考察xx档案工作的重点平台;
 
(2)xx档案工作不断推进的宣传平台;
 
(3)爱国主义教育基地。
 
数字化项目:馆藏档案数字化,是近年来随着信息技术的飞速发展,档案界为实现档案数字化管理和建立数字档案馆而提出,主要在馆藏档案数量具有一定规模,其档案利用具有较大发展空间,物质基础和技术条件又较好的省、市一级国家综合档案馆,以及一些发达地区档案馆进行。这是一部分国家综合性档案馆顺应社会信息化的发展趋势,在实行档案资源信息化过程中采取的一项有力措施,其意义十分深远,它不仅能使通过计算机终端查阅档案全**为现实,也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机网络向不同层次的和利用者提供远程档案信息查阅服务成为可能,由此根本性地改变传统的档案查阅方式,为档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟一个十分广阔的空间。
 
xx市档案馆现保管着民国12年以来的民国档案以及市直机关的部分文书、工程、基建、会计等档案,现有馆藏档案405个全宗,27万卷(件),约340万页。随着各单位移交进馆档案的增加,档案馆藏量也会不断增多。按档案信息化的目标要求,需要对档案全文进行扫描,录入计算机,并制作规范电子档案,以方便查阅利用。
 
(二)项目绩效目标
 
1、项目绩效总目标和阶段性目标
 
(1)展厅项目
 
绩效总目标:加强档案馆爱国主义教育基地建设,充分发挥档案“记录历史、传承文明”的社会教育功能和公共文化服务功能,特举办本展览。以促进档案事业发展、助力xx档案事业发展为目标,发挥档案内涵和文化精神,助力xx经济建设、文化发展、科学研究等各项工作。阶段性目标:**年值纪念改革开放40周年之际,正式开展,扩大展览的社会影响力,增强宣教效果。预期主要的生态、社会和经济效益
 
举办本展览,旨在帮助人们了解家乡,增添热爱家乡,建设家乡的源动力,激发其聪明才智,为实现新时代强国梦的xx篇章作出新的贡献。围绕市委、政府的区域经济建设这个中心,通过展览这个平台,挖掘和展示档案精品,发挥档案凭证和参考作用,为精神文明、政治文明、物质文明服好务。
 
(2) 数字化项目
 
档案数字化服务阶段性目标:推动馆藏档案的数字化和数据库建设,逐步实现档案管理现代化和利用自动化,构建完善的档案信息网。(一)购买数字化硬件设备的采购:1.服务器一台,2.数字化桌椅16套,3.激光传真机1台,4.移动硬盘2个,5.扫描仪2套,6.复印机1台,7.蓝光光驱2台,8.ups电源1台,9.网络服务器柜1个,10.交换机1台,11.品牌电脑11台,12.激光打印机3台,13.空调3台,14.数字化室监控1套(二)进行档案数字化50万条页。总体目标:将现有馆藏档案全部数字化,实现档案管理现代化和利用自动化。
 
2、预期主要的生态、社会和经济效益
 
(1)展厅项目
 
举办本展览,旨在帮助人们了解家乡,增添热爱家乡,建设家乡的源动力,激发其聪明才智,为实现新时代强国梦的xx篇章作出新的贡献。围绕市委、政府的区域经济建设这个中心,通过展览这个平台,挖掘和展示档案精品,发挥档案凭证和参考作用,为精神文明、政治文明、物质文明服好务。
 
(2) 数字化项目
 
将现有馆藏档案全部数字化,实现档案管理现代化和利用自动化。
 
二、绩效评价工作情况
 
绩效评价工作过程:前期准备、组织实施、分析评价
 
(1)展厅项目
 
我们按照市财政局绩效评价规程要求,第一阶段为前期准备:由我局办公室牵头,组织有关业务部门制定了详细的工作方案,明确责任,确定评价指标细则;第二阶段为部门自评:根据上一阶段任务布置,各部门按照要求展开自评工作,并将评价结果报办公室财务;第三阶段为定性终评,并出具评价报告:财务人员在各部门自评的基础上,查阅相关文件资料和财务凭证,对收集资料进行定量定性分析,综合评议后形成评价结论,出具绩效评价报告。
 
(2) 数字化项目
 
第一阶段为前期准备,xx市档案局向政府申请数字化资金,通过招标方式确定服务公司,完工、验收合格后由档案局通过xx市财政局按实直接支付给服务公司。市档案局委托市公共资源交易中心通过竞争性谈判,确定服务,资金支付由xx市财政局监管,实行专款专用;第二阶段为组织实施   ,按规定的规格购置了优质的数字化处理设备,在规定的时间内完成了574盒,1527个案卷,43623件,总扫描幅画455205页的数字化服务。数字化服务符合要求。按照合同按时完成了工作量;第三阶段为分析评价,我局自**年10月开始实施档案馆数字化建设工程,截至**年底,档案馆数字化工程已完成全宗馆藏档案45万余页的全文扫描和4300千多条档案目录的录入。其运行后所产生的效益十分明显。
 
一是档案查询更加便捷。通过数字化档案信息系统,可实现档案数据的快速查找,省时省力;二是档案查询更为精准。与人工查找纸质档案资料相比,避免了因工作量大、查找不仔细、档案不全等因素而未能查找到的档案资料,其利用定位查找,所查档案信息更加精准,工作效率明显提高;三是服务社会功能更加突出。档案数字化不仅便于档案日常管理、查阅、维护等,而且在服务民生上起到的作用尤为重要,为广大民众在婚姻、参保、工龄认定等方面提供了有力佐证材料,解决了不少历史遗留问题,受到了全县来馆查阅者的一致赞誉。
 
三、绩效评价指标分析情况
 
(一)项目资金情况分析
 
展厅项目:
 
1、项目资金到位情况分析
 
**年6月,档案局展览馆装修工程经市财政投资评审办审核,预算58万元,于当年9月拨付到位(怀财追字0774号)。**年9月20日在公共资源交易中心进行公开招标,采用竞争性谈判的方式,有三家公司参加竞标,经过两轮报价,最终由港湘建设有限公司以57.78万元的价格中标。
 
2、项目资金使用情况分析
 
该项目资金使用严格按审批程序办理,操作规范,会计核算结果真实、准确。严格按照合同规定支付工程进度款:
 
(1)**年11月,合同签订后,承包人主要装修材料进场,支付合同总价的20%工程款115560元;
 
(2)**年12月,项目主体装饰基本完工(多媒体设备到场),支付工程款150000元;
 
(3)**年1月,项目整体如期竣工并通过验收,支付工程款138900元。
 
该项目工程已基本完工。截至日前,共支付70%的工程款404460元。其余工程款待工程结算后再予以支付。
 
3、项目资金管理情况分析
 
项目全部由本单位按照规定组织实施。实施过程严格按照本单位制定的财务管理制度执行,做到了规范、有序。为扎实推进档案展览馆的布展工作,我局成立了以局长为组长的布展领导小组,专门负责展览的组织、领导、协调工作。每次付款,都要组织验收小组(布展领导小组成员及单位纪检、财务人员)验收合格再报请财政投资评审办和归口科室签字批准方可付款。
 
数字化项目
 
1、资金到位。市财政划拨40万元,我局按合同要求申请40万元。
 
2、资金使用。**年12月21日由档案局按合同应付396160元,扣除1年10%的质保金,其余及时直接支付。
 
3、资金管理情况。专项资金管理使用办法规定:“1、馆藏档案数字化处理工作采用竞争性谈判,由**虹吉信息技术有限公司承担。xx市档案局设立数字化专账,专款专用,不挪作他用,接受市财政局的监管;2、管理科、科技教育科对数字化进程、质量全程监督、验收。年终根据数字化工作任务完成情况,由科技教育科填列资金支付单据,送分管财务的局领导审批后,交由财务办理”。
 
(二)项目实施情况分析
 
展厅项目:
 
1、项目组织情况分析:
 
本项目由xx市档案局发包,设计单位**省国盛源装饰工程有限公司负责设计,施工单位港湘建设有限公司负责总承包。
 
2、项目管理情况分析:
 
本项目由施工单位港湘建设有限公司派专业技术人员
 
负责施工与现场管理,xx档案局派专人负责监督实施。
 
数字化项目
 
1.项目组织情况。首先由xx市档案局向政府申请项目资金,通过招标方式确定服务公司,完工、验收合格后由档案局按实直接支付给服务公司。
 
2.项目管理情况。该项目严格按相关规定执行,实行政府采购,招投标手续齐全、规范。资金管理严格按《xx市专项资金管理办法》执行。
 
3项目监管情况。档案局委托**虹吉信息技术有限公司通过公开招标,确定服务,资金支付由xx市财政局监管,实行专款专用。
 
(三)项目绩效情况分析
 
展厅项目:
 
1、项目经济性分析
 
(1)项目成本(预算)控制情况
 
本项目预算58万元,中标价57.78万元,该项目还未进行最后结算。但我们初步预计没有增加经费,预算控制为零。
 
(2)项目成本(预算)节约情况
 
本项目本着节约的原则,没有增加任何经费。
 
2、项目的效率性分析
 
(1)项目的实施进度:
 
本项目开工时间为**年10月25日;完工日期:**
 
年12月10日;工期总天数:45天。
 
(2)项目完成质量:
 
本项目截至到目前施工已经全部完成,经验收,质
 
量符合我国现行法律、法规要求;符合我国现行工程建设标
 
准。
 
3、项目的效益性分析
 
(1)项目预期目标完成程度
 
本项目基本完工,预计**年6月正式开馆。
 
(2)项目实施对经济和社会的影响
 
扩大档案和档案的社会影响力,提高档案的知名度。
 
以促进档案事业发展、助力xx档案事业发展为目标,发挥档案内涵和文化精神,助力xx经济建设、文化发展、科学研究等各项工作。
 
数字化项目项目经济性分(1)项目成本(预算)控制情况
 
项目经费严格按照xx市财政管理制度的要求,做到专款专用、规范管理、绩效引导,在保证项目工作按质按量按时完成的前提,尽量将经费控制在预算内。强化预算管理,使工作经费使用、管理更加规范、有效。按照市场经济规律,通过招标采购。
 
项目实施全过程都有严格的内控机制。项目实施前有预算,项目实施过程中有相关的管理制度和规范文件及过程监控,资金的支出有相关的资金管理要求,项目实施后,按照要求开展项目支出的绩效评价,项目达到了管理要求。
 
(2)项目成本(预算)节约情况
 
档案数字化项目财政资金由市级财政拨款,预算核定金额40万元,截止**年底,实际支出金额39.616万元,比预算节约0.384万元。比预算节约了0.96%。
 
2、项目的效率性分析
 
(1)项目的实施进度
 
按规定的规格购置了优质的数字化处理设备,在规定的时间内完成了574盒,1527个案卷,43623件,总扫描幅画455205页的数字化服务。数字化服务符合要求。按照合同按时完成了工作量。
 
(2)项目完成质量
 
数字化服务符合国家档案局和**省档案局馆藏档案数字化的标准。
 
3、项目的效益性分析
 
(1)项目预期目标完成程度
 
档案数字化项目计划数字化档案50万条页,其中:馆藏民国档案131卷;市委**-**年档案574盒,1998-1999年档案120卷,市政府1952-2000年档案1369卷,共43623件,455205页。工作内容包括:档案价值鉴定、前处理、建立目录数据库、建立图像数据、图像挂接、数据校对、后处理、档案数字化检查和数据交换。
 
(2)项目实施对经济和社会的影响
 
在项目实施前,xx市档案局所有的馆藏档案查询均手工操作,耗时长,效率低。档案数字化项目实施后,已数字化的档案不仅实现永久安全保存,可供电子化查询,极大地提高了查询速度和效率,受到了社会的好评。项目实施期间,xx市档案局对外查询服务水平逐步提高,截止**年末,xx市档案局向社会开放档案8,445卷,**年-**年,共接待单位查档4,473个,个人查档10,652次,调阅档案18,122卷。
 
四、综合评价情况及评价结论(附相关评分表)
 
展厅项目:
 
由港湘建设有限公司承建的xx市档案局展览馆装修工程预计**年5月竣工,综合评价情况及结论等竣工验收后才能确定。
 
数字化项目
 
xx市档案局档案数字化项目财政资金绩效评价综合评分结果为90.0分,评价等级为优秀。
 
五、绩效评价结果应用建议
 
希望市财政局从2019年每年安排10万元预算,用于展览馆的后期维护、展品的征集及展板的更新。
 
“xx市档案局数字档案馆建设”项目是市委市政府决定,市档案局严格按照相关规定组织实施,项目完成情况好,取得了良好的社会效益,人民群众十分满意。
 
五、绩效评价结果应用建议
 
按照**省档案局的明确要求,市州档案局、县级馆确保每年分别新增数字档案100万页、50万页。特要求市财政每年将50万元的档案数字化经费纳入了单位的财政预算中,以推动xx档案信息化建设前进的步伐。
 
六、存在的问题和建议
 
1.进一步规范档案的信息化管理。数字化档案管理标准规范性不够随着档案管理的信息化程度逐渐加深,信息化各为其政、各取所需,没有形成一个完整的统筹局面,对于档案的管理工作不能做到全面考虑,导致很多数字档案在信息化时都是走一步算一步,并没有长远的计划,档案管理人员针对档案之中存在的问题往往都是采取边发现边解决的方式,信息化建设没有统一的标准。另外,由于档案管理的不规范,造成使用格式与数据都不统一,影响信息的接收与传送,必须进一步规范档案的信息化管理。
 
2、未按时完成省档案局规定的档案数字化数量任务。实际完成数字化的档案占全部馆藏档案数量的比例为10.1%,远远低于省内周边地区档案局。档案数字化查询尚未与省局联网,亦未扩展到政务网。
 
3、按财政专项资金管理的有关规定科学地编制项目预算,设定绩效目标。项目在实施过程如实际情况发生变化应按程序及时调整预算和绩效目标。
 
4.切实做好资金保证。xx市档案局档案信息化建设正在紧锣密鼓的开展进行中,请市财政切实做好资金保证,以确保信息化建设项目的全面完成,为人民群众提供更多的便利。